Webページ、サーバー、PC室の整理

学校の情報係は、校内のICTに関するいろいろな仕事が舞い込むため日々忙しい。普段はなかなかできません。夏休みの少し余裕があるときに取り組みましょう。

学校Webページの裏側、つまり管理者でログインした時の普段見えない部分はどうなっているでしょうか？

私が異動してきて、初めて見た状況は悲惨なものでした。昔からの合併前の養護学校時代のデータが全部とってありました。また起案前、起案後の段階のデータがあったり、いろいろなデータがいろいろなところに潜んでいました。

ただ昔と違って、今のWebページは学校でなくても自宅のパソコンからログインして作業ができます。

地道にいるものといらないものを見極めて、今いらないものは削除していきました。

昔のものはとっておいても、使う機会は二度と来ないでしょう。

ほぼ一般の職員には無縁の部分です。係で整理を進めても苦情は出ません。ただ間違えて大事なデータを削除しないように気をつけながらおこなうことが大切です。

学校Webページには、調べたい人にとって必要なこと、現在の必要なデータが載っていれば十分です。

異動してきた１年は、昔からいる人に聞かないと、何がどこにあるかわからない状態でした。これでは仕事に支障があります。また一般の職員は思い切ってデータを削除したり、移動したりすることができないです。誰かに支障があると困るからです。

職員会議で、整理するとどのように使いやすくなるかを周知すれば、大丈夫です。

また新しいフォルダをつくるときは３桁の番号を頭につけるルールを知らせると良いでしょう。

まずは紙にNASの中のフォルダの配置や中身のデータを整理し、いらないデータはどれかを見極め、どのように整理整頓していくかを計画してからやると、効率的です。

パソコン室もすごいことになっていました。周りの壁には段ボールが積み上がり、棚の中には昔からのあらゆるものがギッシリと詰め込まれていました。

学校のパソコンは昔は購入でした。いろいろなものが無断で捨てられなかったのです。段ボールがあれば何かの時にいいと捨てられなかったり、説明書類もそろってなければいけなかったりと事務員に言われた記憶があります。

でも今は学校のパソコンはリースです。データはサーバーやクラウドに保存できる時代で、ソフトやアプリも店で箱に入ったものを買ったりせず、ダウンロードやWebページで作業できます。説明書も検索で調べられます。

パソコン室や共用PCの近くにある紙のファイルはもう使いません。事務で聞いてみると、係で決めていいと言われ、すべて処分することにしました。

段ボール、中の発泡スチロール、説明書類、ビニール袋、DVDを分類しながら処分していきました。公使さんも手伝ってくれました。

行方不明になっていたPCやICT機器が下から出てきたり、大量のフロッピーディスクが出てきたり、インターネット初期のころのホームページ帳が見つかったりしました。

戸棚がすっきりし、現在必要なPCの周辺機器を収納できるようになりました。